기록물분류기준표 제정·운영 매뉴얼

2003

정 부 기 록 보 존 소

수       집       과

<목  차>

Ⅰ. 기록물분류기준표의 개요

□ 분류기준표의 법적 근거와 범위	1

□ 분류기준표의 도입배경	3

□ 분류기준표의 개념과 구성	5

Ⅱ. 기록물분류기준표의 제정

□ 분류기준표의 제정 개요도	8

□ 제정단계별 설명	9

□ 분류기준표 체제에 따른 변화	13

Ⅲ. 보존분류사항 항목별 설명

□ 단 위 업 무	15

□ 상세기록물철 내역	23

□ 보 존 기 간	23

□ 보 존 방 법	32

□ 보 존 장 소	34

□ 비 치 기 록	34

□ 열람예상 빈도와 주요 열람용도	35

□ 특 수 목 록	36

□ 대중소 기능분류	37

Ⅳ. 기록물분류기준표의 운영

□ 분류기준표 제도운영	44

□ 분류기준표 전산코드 체계	45

□ 분류기준표 변경처리	50

Ⅰ. 기록물분류기준표의 개요

□ 분류기준표의 법적 근거와 범위

□ 제정·운영에 관한 법적 근거(공공기관의 기록물관리에 관한 법령)

조항	내용
기록물관리법 제12조 1항	공공기관은 대통령령이 정하는 바에 따라 기록물에 분류번호를 부여하여 이를 등록하고, 그 보존기간·방법·장소 및 공개여부를 분류하여 관리하여야 한다.
기록물관리법 시행령 제12조	① 공공기관은 기록물을 기록물분류기준표에 따라 처리과별·단위업무별로 분류하여 기록물등록대장에 기록한다. ② 기록물분류기준표는 중앙기록물관리기관 및 특수기록물관리기관의 장(법 제6조제1항의 규정에 의하여 특수기록물관리기관을 둘 수 있는 기관이 특수기록물관리기관을 설치하지 아니한 때에는 당해 공공기관의 장)이 이를 작성하여 고시하여야 한다. 다만, 기록물분류기준표를 전산으로 관리하는 경우 당해 전산자료를 정보통신망에 제공한 때에는 이를 고시하지 아니할 수 있다. ③ 제2항의 규정에 불구하고 제3조 각호의 1에 해당하는 공공기관의 기록물분류기준표는 중앙기록물관리기관 및 특수기록물관리기관의 장이 특별히 수집·보존할 필요가 있다고 지정·고시한 영구보존기록물을 제외하고는 당해 공공기관의 장이 정한다. ④ 기록물분류기준표에는 처리과기관코드, 기능분류번호, 보존분류기준 및 기록물의 검색에 필요한 특수목록의 지정 등에 관한 사항이 포함되어야 한다.
기록물관리법 시행규칙 제7조	제7조(기록물분류기준표) ① 영 제12조제2항의 규정에 의하여 중앙기록물관리기관 및 특수기록물관리기관의 장이 작성·고시하는 기록물분류기준표는 별지 제3호 서식에 의한다. ② 영 제12조제6항의 규정에 의한 기록물분류기준표의 변경신청은 별지 제4호 서식에 의한다.

※ 외국의 선진적 기록관리제도를 한국현실에 맞게 도입

· 미국, 캐나다, 호주, 중국 등에선 이미 시행하고 있는 선진적 기록관리제도

· 기록물관리법 제정 당시, 기록관리를 개선하기 위해 한국의 현실에 맞게 도입

○ 기록물분류기준표의 제정·운영 범위

① 중앙기록물관리기관인 정부기록보존소가 직접 제정□운영하는 기관

기관	제정운영주체	현황
중앙행정기관	정부기록보존소	□ 제정 中 □ 2003년 4/4분기 고시
특별지방행정기관	□	□
지방자치단체	□	□
교육청	□	□

② 특수기록물관리기관으로서 자체 제정□운영하는 기관

기관	제정운영주체	현황
국회	국회	2001.1 현재 시행
대법원	대법원	□ 제정 中 □ 2004년 1월 1일 적용
헌법재판소	헌법재판소	□
국가정보원	국가정보원	□
선거관리위원회	선거관리위원회	□
軍(육군·해군·공군)	각 군	□

③ 기타 대통령이 정하는 공공기관으로서 자체 제정□운영해야 하는 기관

기관	제정운영주체	현황
· 정부투자기관 · 지방공사 및 공단 · 특별법인 · 각급 학교	해당 공공기관	□ 2003년 중 제정 □ 2004년 1월 1일부터 적용 □ 단, 각급 학교 중 초중고는 정부기록 보존소에서 제정□운영

※ 주의사항

·모든 공공기관은 기록물관리법에 따라, 분류기준표를 제정·운영해야 함. 다만, 각급 기관의 특성에 따라 그 제정 및 운영주체가 다름

·중앙기록물관리기관인 정부기록보존소는 기타 공공기관의 분류기준표 제정과 관련해, □특별히 수집·보존할 필요가 있다고 판단할 경우, 해당 영구보존기록물을 지정·고시할 수 있음□(기록물관리법 시행령 12조 4항)

□ 분류기준표의 도입배경

□ 현행 『공문서분류번호및보존기간표』(1997) 대체

□ 현행 『공문서분류번호및보존기간표』는 사무관리규정(총리령)을 근거로, 1964년 이후 정부의  문서분류기준으로 사용됨. 그러나 이 제도는 기본적으로 도서분류체계에 입각한 것으로, 공공기관의 공문서 관리에는 적합한 방식이 아님.

□ 현행 공문서표의 문제점

· 도서분류체계에 입각하여 사용상의 불편과 오분류의 가능성 상존

현행 공문서표 체제는 기관별로 단위업무를 확정하지 않고, 정부기능전체를        주제별/기능별로 대중소-단위업무-상세업무로 나눈 것. 이런 분류방식은 업        무담당자나 문서담당자가 문서기안단계나 이관단계에서 정확한 문서분류번호        를 찾기가 매우 불편할 뿐더러 자의적 오분류의 가능성이 높음

· 중앙기관 위주로 작성되어, 그 외 공공기관의 단위업무가 누락

공문서표는 중앙기관의 업무 위주로 작성되어 누락된 단위업무가 많음. 가         령 지방자치단체·교육청·기타 공공기관 등은 누락된 업무가 많아 실제 사         용하기가 매우 불편함

· 약 5년 단위로 수정 및 증보(增補)되어서 변화하는 행정환경 반영 부족

공공기관의 직제는 사회환경의 부단한 변화로 기능의 신설·폐지·통폐합 등  의 변화가 수시로 발생. 가령 최근 의문사진상규명위원회나 국가인권위원회 등이 신설되었는데, 이는 국민의 정부가 들어서기 전에는 생각하지 못한 것.

이처럼, 정부업무는 끊임없이 변화하므로 문서분류기준도 이런 변화를 바로 반영하여야 한다. 그러나 공문서표는 이런 변화를 즉각 반영하지 못하여, 업무현실과 기록관리현실이 유리되는 현상이 벌어짐.

· 중요 국정기록이 제대로 남아 있지 못함

공공기관의 공적 기능은 한 사회의 핵심기능. 따라서 공공기관의 기록 가운        데 일부는 당대의 사회현실을 반영하는 핵심적 가치를 지니게 되며, 정보화        시대의 주요 정보가 됨. 그러나 공문서표의 보존기간은 1차적 가치(증빙, 행        정참조 등 기록생산목적 본래의 가치)에 치중하여 2차적 가치(정보·역사 등        기록물생산목적 이외의 이용가치)가 제대로 반영되지 못하였음.

□ 현대적 기록관리시스템을 구축

□ 생산단계부터 기록관리

현대적 기록관리는 생산단계부터 기록을 관리하여, 생산-유통-이관/폐기-보존       활용까지 일목요연하게 관리하는 방식. 따라서 생산부터 최종단계까지 기록관       리를 제어할 수 있는 시스템을 도입하게 됨. 그러나 이런 현대적 기록관리시       스템의 원리를 전산시스템구축과 동일시해선 안됨. 다만, 정부업무가 급속하게       전산환경으로 변화하는 상황을 고려해볼 때, 전산시스템을 적극 고려해야 함

□ 출처별 원칙에 입각한 기록관리원리 도입

정부 수립 이후 줄 곳 정부문서관리는 대체로 도서분류체계에 입각해 있었으       나, 기록관리는 큰 원칙은 출처별 원칙. 출처별 원칙이란 주제별/기능별 도서분      류에 대립되는 것으로, 생산기관별로 기록을 관리하는 것이 골자. 모든 공공기      관의 기록은 해당 공공기관에서 업무를 수행하는 과정에서 생산되는 것. 따라      서 공공기관의 기록은 그냥 기록이 아니라 □특정기관에서 특정업무를 수행하는      과정에서 생산□관리되는 기록□이 됨. 각급 기관의 업무현실을 충분히 반영할      수 기록관리원리가 바로 출처별 원칙

□ 2차적 가치를 고려하는 보존기간 책정·관련된 기록은 함께 보존관리

공공기관의 기록은 □특정기관에서 특정업무를 수행하는 과정에서 생산되는 기      록□이므로, 관련된 기록은 함께 보존관리해야 함. 종전의 보존관리는 <件別로 보     존기간을 책정한 후 → 동일한 보존기간별로 편철>하여 보존관리하는 방식. 그     러나 이런 방식은 공공기관의 기록이 갖는 연속성과 관련성을 살리지 못함으로     써 기록의 2차적 가치를 살리지 못함. 따라서 2차적 가치를 살리기 위해선 동일     한 업무에서 발생하는 기록은 원칙적으로 동일한 보존방식을 적용해야 하는 바,     <사안별로 편철한 후 → 綴別로 보존기간을 책정관리하는 방식>이 필요

□ 업무현실과 기록관리현실을 부합

공공기관의 업무현실이란 사회환경의 부단한 변화에 따라 변화해가기 마련. 따     라서 기록관리도 이런 업무현실을 능동적으로 반영해야 함. 공적 행위는 반드시     기록을 통해 구현되므로, 기록을 제대로 관리하는 것이 업무의 효율성을 극대화     하는 것.

□ 기록학(archival science)은 독립된 학문이며, 기록관리분야는 유망한 전문직종

□ 기록관리선진국은 각급 기관별로 기록관리전문가(archivist)를 배치하여 전문적     으로 기록관리를 수행하고 있음

□ 분류기준표의 개념과 구성

○ 기관별(처리과별) 단위업무 확정 → 단위업무별 보존분류항목 확정

□ 기관별(처리과별)로 단위업무를 확정·고시

출처별 기록물관리 원칙에 입각하여, 각급 기관별(처리과별)로 단위업무를 확정·고시·운영함. 현행 공문서표는 출처별 원칙이 아닌 주제분류방식이기 때문에 하나의 분류기준이 모든 공공기관에 적용되었으나, 분류기준표는 각급 기관별로 적용됨. 가령, 행정자치부 분류기준표, 대전광역시 분류기준표, 대전광역시교육청 분류기준표, 충남대학교 분류기준표, 한국은행 분류기준표, 금융감독원 분류기준표 등 기관별로 별도 운영됨.

현행 기록물관리법은 □처리과별 단위업무체제□임. 이는 각급 기관별로 단위업무를 확정하여 관리하되, 처리과별로 구분하여 관리하는 것임. □처리과□란, 사무관리규정상의 정의로서 특정과명이 아니라 사무처리를 주관하는 과, 담당관 등 업무처리의 기본단위. 처리과에 대비되는 개념은 □문서과□로, 문서의 수발사무 등 문서에 관한 사무를 주관하는 과, 담당관을 말함.

단위업무 정의

□ 업무의 성격·처리절차·형태 등이 거의 동일한 업무의 최소단위

† 1인 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에게 분장되는 수준의 업무·사업        으로 직제개정 등으로 업무변경시 2개 이상으로 분리하기 어려운 수준

□ 업무의 분장 및 이관이나 기록(문서)관리시에 기본단위로 사용

† 단, 편철의 기준이 되는 단위사안은 아님

※ 자세한 것은 <Ⅲ. 보존분류사항 항목별 설명> 참조

※ 각급 기관별로 운영하는 <업무분장표·사무분장표 등의 단위사무>를

비교검토하여 활용할 것

□ 단위업무별로 보존분류항목(보존기간, 보존장소 등)의 기준을 제시

단위업무는 기록관리의 기본단위이므로, 각 단위업무별로 보존분류항목이 사전에 결정되어 관리되어야 함. 생산되는 모든 기록은 등록이 되어야 하고 편철되어야 하는데, 기록물철등록시 각 기록물철별로 보존분류항목이 결정됨.

【표1】고시양식(기록물관리법 시행규칙 7조 1항 별지3호) - 일부 변경편집

처리과	단위업무	보존분류항목					검색어 항목
처리과명	단위업무명	보존 기간	보존 방법	보존 장소	비치기록물 여부	비치기록물 이관시기	특수목록

※ 이외 단위업무설명, 보존기간 책정사유, 열람 등의 항목을 추가관리

보존기간은 1년·3년·5년·10년·20년·준영구·영구 등 모두 7종으로 구분하여 관리. 보존장소는 자료관·전문관리기관으로 구분. 보존방법은 원본보존·보존매체보존(※활용매체가 아님)·(원본과 보존매체) 병행보존으로 구분. 비치여부는 해당 기록이 비치인지 아닌지 미리 책정하는 것이며, 이관시기는 비치가 종료되는 시점. 특수목록은 (검색어를 지정하는 것이 유용하다고 판단되는 경우에 한하여) 검색어를 지정하는 것

→ 상세한 것은 <Ⅲ. 보존분류사항 항목별 설명> 참조

□ 업무담당자는 자신이 수행하는 단위업무별로 기록물철을 등록·편철

업무담당자는 생산·접수하는 기록을 기록물철등록부에 등록할 때, 해당되는 단위업무를 선택하여 등록. 이 때 미리 지정된 보존분류항목을 해당 기록물철에 부여됨

□ □처리과별 단위업무□체제의 장점

□ 기록물 등록시 사용하기 편리하며, 기록물의 정확한 분류(分類) 가능

각 처리과마다 평균 20개 내외의 단위업무를 확정하여 운영하므로, 업무담당자 는 자신의 분장사무에 해당하는 단위업무를 쉽게 확인할 수 있음. 따라서 등록시 사용이 편리하며, 기록물의 정확한 분류가 가능함. (※ 단, 이 단위업무의 평균숫자는 중앙행정기관 본청을 기준으로 한 것이므로, 모든 공공기관에 일률적용될 수 없음)

업무담당자는 생산한 기록물을 해당 단위업무에 정확하게 등록·분류·편철함으로써, 단일한 성격을 지닌 기록물이 별도의 기록물철에 편철되는 오분류(誤分類)를 방지할 수 있음. 정확한 분류는 향후 열람활용에 직결됨.

□ 행정환경의 변화를 신속히 반영하여 업무환경과 기록관리를 일치시킴

기존 □공문서분류번호및보존기간표□는 평균 5년 단위로 수정 및 증보(增       補)되며, 각급 기관의 업무변화를 직접적으로 반영하기 어려우므로 직제변경 사항을 제대로 반영하기 힘듦. 또한 정부기능 전체를 대상으로 세분화하였으므로, 실제 업무가 수행되는 각 처리과(특히 지방자치단체, 교육청, 기타 공공기관 등)에 누락된 사무가 많음.

분류기준표는 처리과별로 운영되므로, 업무담당자나 기록물관리책임자가 업무현실에 부합하지 않는 것을 전문관리기관에 직접 변경신청을 할 수 있음. 따라서 직제변경 사항, 누락사무, 부적합한 사항 등을 적합하게 수정할 수 있음.

□ 열람의 효율성과 편리성 제고

행정기관의 공적 행위는 사전적으로 법적 규정에 근거하고, 사후적으로 기록을 근거로 삼음. 모든 공적 행위는 기록을 통해 드러남. 따라서 기록이 최초로 등록·분류되는 각 처리과에서 제대로 기록을 등록관리하지 못하면, 이후 보존관리 및 열람활용에 막대한 차질을 빚음. 업무담당자는 업무수행에 필요한 이전 기록을 쉽게 열람할 수 있어 업무효율성이 제고됨.

□ 현대적 기록관리 시스템 도입 □

□ 생산단계부터 최종 이관/폐기까지 기록의 제반 처리절차를 체계화

† 행정의 투명성·효율성·책임성 강화

□ 기록의 제반정보를 종합관리하여 정보화시대에 정부기록을 효율관리

† 공공기관 기록의 정보기록화, 역사기록화

□ 미국, 캐나다, 중국 등 외국에선 일찍부터 도입하여 사용

† 미국 국립기록관리청(NARA) 홈페이지를 방문하면, 미국의 분류기준        표(records scheduing)을 참조할 수 있음

Ⅱ. 기록물분류기준표 제정

□ 분류기준표의 제정 개요도

작업항목	세부절차	비고
□ 기본계획 수립 □ 제정팀 구성	· 기본/세부계획수립 · 제정 실무매뉴얼 작성 · 제정팀 구성	□ 제정팀 구성시 유의사항 - 분류기준표는 현대적 평가시스템 및 기록관리시스템으로 해당 분야의 전 문가를 팀원으로 구성
	□
□ 조사서 작성	·조사서작성 세부계획 수립 ·직무분석 ·조사서 작성자 교육실시 ·조사서 시행	□ 조사서 작성시 유의사항 - 각 업무담당자가 직접 조사서를 작성
	□
□ 조사서 정밀검토 및 시안확정	· 직무분석 ·보존분류항목별 정밀검토 ·분류기준표 시안 완료	※ 직무분석시 유의사항 - 기록물 생산부서와 각 업무를 정밀분 석하여 정확한 보존분류항목을 제시
	□
□ 시안검토의뢰 및 수정요구사항 반영	·분류기준표 시안 검토의뢰 ·수정사항 반영 ·분류기준표 최종확정 ·대중소 기능분류	※ 대중소 기능분류 - 기능분류는 기능별/주제별 분류로, 단 위업무를 검색하는데 활용됨
	□
□ 고시	·데이터 전산파일로 전환 ·운영매뉴얼 작성배포(교육) ·홈페이지 게시 ·고시	※ 분류기준표가 전자문서시스템에 탑재되어 사용될 경우, 전산파일로 전환 ※ 홈페이지에 게시하여 활용을 유용하게
	□
□ 백서발간	·백서발간계획수립 ·백서발간 ·배포 및 홈페이지 게시	※ 백서발간의 의의 - 기록관리의 핵심업무이며, 한국에선 최초로 도입되는 제도이므로, 제정 과정을 알 수 있는 백서를 발간

□ 제정단계별 설명

○ 제정팀 구성 및 운영

분류기준표는 현대적 평가시스템 및 기록관리시스템. 따라서 기록관리전문가를      주축으로, 조직정책부서 담당자□행정경험이 풍부한 자 등으로 구성할 필요가      있음. 제정팀이 일단 구성되면, 별도조직으로 운영할 필요가 있음.

※ 정부기록보존소 제정작업팀 개요

정부기록보존소는 700여 기관·5만여 처리과·60만 단위업무를 제정하고 있으      며, 정규직 8명과 계약직 11명 등 총 19명으로 구성(2003.5 현재)

○ 직무분석

□ 직무분석의 필요성

공공기관의 기록은 □특정부서에서 특정업무를 수행하는 과정에서 생산되는 특       정 기록□이므로, 생산부서-해당 업무의 특성을 파악해야 정확하게 평가할 수       있음. 단순히 기능파악만으로 해당 기록의 정확한 가치를 평가할 수 없으며,        오히려 해당 기록의 생산배경을 파악해야 기록의 내용을 정확하게 평가. 또한       해당 기관은 사회의 공적 기능을 수행하는 조직이므로, 크게 봐선 사회전체에      서 해당기관의 업무가 어떤 중요성을 갖고 있는지도 파악해야 함.

따라서 분류기준표는 현대적 평가분류론의 원리에 입각하게 됨. 현대적 평가       분류란, □기록물의 배경에 있는 사회과정의 분석과 가치부여. 즉 사회구성집단       의 분석을 전제로 개개의 역사상을 관련시키거나 분류하는 방식으로 사회발전       과정의 전체상을 파악하고 개개의 역사상이나 사건의 가치 서열을 매기는□ 방       식. 기관별 분류기준표 작성 담당자는 철저한 직무 분석을 통해 조사서의 내       용을 정밀검토해야 함.

□ 직무분석 요령

직무 분석	검토자료	목적
	직제령	단위업무 범위, 누락 등을 점검
	경영진단보고서 등	업무의 중요도, 상호연관성 분석
	백서·연례보고서·정책보고서 등	업무의 중요도, 변천, 상호연관성 분석
	위임전결규정·운영세칙 등	업무 중요도, 세부업무내용, 단위업무 누락 등 점검
	□	□

○ 조사서 작성작업

□ 조사서 작성양식(정부기록보존소가 사용한 작성양식)

항목	처리과명	단위 업무	단위업무 설명	상세 기록물철	보존 기간	보존기간책정사유	보존장소	보존방법	비치여부	비치이관시기	특수목록
내용

□ 정부기록보존소는 엑셀파일로 조사서양식을 만들어 조사서 작업을 수행하였음.                     □ 첨부엑셀파일 참조(「분류기준표 조사서 양식」)

□ 조사서 작성절차

단계	담당자	세부 내용
조사서 작성 교육	분류기준표 제정팀	·교육대상 - 적어도 처리과 서무를 대상으로 실시
	□
조사서 작성	□처리과장 □업무담당자	· 처리과장이 할 일 - 각 업무담당자가 작성한 조사서를 정밀검토 하여 「처리과 분류기분표 조사서」를 작성
	□
조사서 접수·검토	분류기준표 제정팀	· 각 항목별로 조사서의 세부내용을 검토하여 확정처리

□ 조사서 작성작업의 의미

□ 분류기준표에 들어갈 기본적 내용

분류기준표는 처리과별(업무담당자별)로 작성된 조사서를 토대로 전문관리

기관에서 최종확정하는 방식을 택함으로써, 내용의 충실성을 기할 수 있음.

□ 처리과 - 기관 - 전문관리기관의 이해를 조화

처리과와 기관의 행정적 필요를 충족할 수 있고, 기록정보의 생산 및 적절한        관리, 역사적 가치의 실현이 가능한 위계적 접근방식

□ 업무담당자의 권리 인정

업무담당자는 기록을 직접 생산하는 1차 생산자이며 기록에 대한 1차적 이해       당사자. 따라서 업무담당자에게 자신이 생산하는 기록의 1차적 가치가 결정되       는데 참여할 수 있도록 제도화함. 업무담당자는 자신이 생산하는 기록의 처리       일정(scheduling)을 사전적으로 규정하는데 참여함.

○ 조사서 접수□검토

□ 주요업무와 일상업무의 구별

직무분석과 조사서의 내용을 토대로 기관의 업무를 주요업무와 일상업무로 구       분하는 것이다. 기관마다 주요한 업무가 있기 마련. 현대 평가론의 원리는 개       별 기록의 가치보다 기록이 생산되는 업무의 중요성을 가늠. 따라서 기록의        가치를 평가할 때 해당 기관의 주요업무에 보다 많은 가치를 부여하게 됨. 기       관의 고유한 업무보다는 조직의 운영에 관련되는 일상적인 업무는 가치가 낮       게 책정.

【표2】주요업무와 일상업무의 구별에 따른 업무중요도 구분(□기준□)

업무 구분	업무중요도 □기관 단위를 기준□	보존 기간	주요업무 판단근거
주요 업무	□ 중앙행정기관의 장의 수준 - 부·처·청·위원회 □ 특별지방행정기관의 장의 수준 □ 지방행정기관의 장의 수준 □ 교육청의 장의 수준 □ 공공기관의 장의 수준	10년 이상	○ 사무위임전결규정 - (예) 권한 위임 정도 ○ 기관의 연례 백서 - (예) 재경부 2001년 백서 ○ 기관의 주요사업계획 - (예) 재경부 2002년 주요사업계획 ○ 정부의 주요 사업 - (예) 국민의 정부 100대 과제 (예) 경영진단보고서 (예) 감사원 감사결과보고서 ○ 기관별 평가담당자의 역사적 판단 - (예) 주요 사건, 주요 정책 등이 당대 한국사회의 핵심적 가치를 드러낸다고 판단되는 경우
	□ 실/국/담당관의 수준	10년 이상
	□ 처리과의 수준	5년 이상
일상 업무	□ 처리과/기관의 일상적 업무	3년 이하

※ 위의 구분은 하나의 개략적 기준일 뿐, 절대적인 기준은 될 수 없음

□ 항목별 주의사항

항목	주의해서 검토해야 할 기준
단위업무명	□단위업무 책정범위의 적절성 □단위업무 명칭의 타당성
단위업무설명	□내용의 충실성 □해당업무의 근거, 중요도, 내용소개, 타 업무와 연관성 등
보존기간	□보존기간 산정의 적절성 □행정업무 참조기간, 증빙자료 유효기간, 관계법령 의무기간, 사료가치 보존기간 등을 고려하여 종합판단 □개별법령에서 별도로 보존기간을 책정한 경우는 이에 따름
보존기간 책정사유	□보존기간 책정의 근거를 검토하여 적절성 여부 판단
보존방법	□어떤 형태로 보존하는 것이 가장 타당한가 판단 □해당 기록의 성격, 중요도, 법률적 문제 등을 검토하여 원본 보존여부 결정
보존장소	□해당 기록의 성격, 보존기간 등을 감안해 보존장소를 판단
비치여부	□해당업무의 성격, 해당 기록의 성격 등을 감안하여 비치여 부를 판단
비치기록물 이관시기	□비치기록의 이관시기를 검토
열람예상빈도	□해당 기록의 열람빈도는 향후 매체수록, 이관시기 등을 결 정하는데 필요
주요열람용도	□열람목적은 향후 매체수록, 이관시기 등을 결정하는데 필요
특수목록	□기록물철제목, 기록물건명外 별도 검색어 필요성 여부 판단 □구체적 검색어 지정 등을 파악

□ 상세한 사항은 <Ⅲ. 보존분류사항 항목별 설명> 참조

□ 분류기준표 체제에 따른 변화

□ 기록물관리법령 시행에 따라 변경·개선된 내용

사무관리규정(종전)		공공기관기록물관리에관한법률(현행)
□ 기본항목만 등록		□ 생산단계에서 보존활용단계까지 등록 - 기본항목 ／ 보존분류사항
□ 건단위 분류 □ 문서철은 등록하지 않음	→	□ 철단위 분류 및 등록관리 - 생산된 모든 문건은 문서철과 해당 단위업무와 연계 되어 등록 - 분류번호 : 처리과코드／단위업무번호／연번 - 문서이외에도 편철기능 도입(카드, 도면, 시청각 등)
□ 기능별 보존분류 - 정부기능을 주제별로 나누어 하나의 책자 로 배포		□ 출처별 보존분류에 입각한 분류기준표 제시 - 기관별(처리과별)로 단위업무 확정. 단위업무마다 보존분류사항 지정

※ 정부수립 이후 지속적으로 사용되던 기존의 공문서표 체제는 사라지고,

이제는 새로운 분류기준표 체제로 기록관리업무가 재편됨

□ 보존기간 책정단위 변화 : 건(件) → 기록물 철(綴)단위 책정

□종전 건(件)단위 보존연한 책정방식은 불가피하게 동일한 단위사안에 대해서    도 별도의 보존연한을 책정

□이는 결국 동일 사업을 수행하는 과정에서 생산된 기록물이 보존연한의 차이    로 인해 흩어지고 상호 연결이 충분하지 않은 결과를 초래

□ 단위사안별로 묶인 기록물 철(綴)에 보존연한을 책정함으로써 기록물 정보의

양(量) 및 질(質) 제고 가능

□ 분류기준표는 단위업무별 보존연한 책정 기준을 제시

□ 기록물 보존연한 책정은 처리과의 장 책임하에 기록물철 단위로 책정

□ 단, 기록물분류기준표상 준영구 이상으로 보존연한이 책정된 기록물을 20년 이하 보존으로 책정할 경우에는 해당 기록물을 전문관리기관으로 이관하여 폐기 심사를 거친 이후 처리

□ 전자문서시스템의 업무처리절차

기안(起案)	………	□ 기록물분류기준표 적용영역 아님
□
		□개별 건(件)에 보존기간이 책정되지 않음 □개별 건(件)에 문서분류번호가 들어가지 않음
결재
	………
		□기록물등록대장에 등록되는 문서의 등록번호
□
		처리과 기관코드 + 등록연번으로 구성됨
기록물 건(件) 등록	………
		예) 1234567-7777
□
기록물철(綴) 등록	………	□ 기록물분류기준표 적용영역 □기록물철등록대장에 기록물철(綴)을 등록 □개별 건(件)이 속한 단위업무 코드를 선택 □ 등록된 기록물철을 선택하면 등록□편철 □해당하는 단위업무가 없는 경우에는 □신설신청한 후, 단위업무 임시코드 사용
□
문서시행	………	□ 개별 건(件)을 기록물철에 등록완료 후 가능
□
이관	………	□적합하게 편철된 기록물은 별도의 기록물 정리작업을 거치지 않고 이듬해 기록물정리기간에 자료관으로 바로 이관

□ 이 흐름도는 전자문서유통시스템(표준안)에 한정됨

모든 기관이 전자문서시스템을 사용하는 것도 아니고, 모든 기록이 전자문서시      스템에서 생산되는 것은 아니므로, 위의 흐름도는 전자문서시스템에 한정됨

Ⅱ.  보존분류사항 세부작성 요령

□ 단위업무

단위업무	□ 업무의 성격·처리절차·형태 등이 거의 동일한 업무의 최소단위 □ 직제령 등에 의해 처리과에 부여된 기능을 다시 여러 개의 단위업무로 나누어 업무의 분장 및 이관이나 문서관리 시에 기본단위로 사용

○ 단위업무 설정기준

<개념>

① 성격(동일한 성격)

·지속적·반복적으로 이루어지는 세분화된 업무의 종류단위

† 건축허가 업무, 중앙징계위 운영, 인사발령업무, 농지전용협의 등

·지속성 있는 정책·기획업무의 세분화된 분야 또는 주제

† 공무원채용선발제도, 공공기록물관리제도, 부동산투기억제 등

· 카드류, 대장·장부류 등의 종류 단위

† 인사기록카드관리, 토지대장관리, 토지·건물등기부관리 등

·수 개의 사진철 또는 도면철이 모여서 형성하는 주제 또는 대상물

† 정부중앙청사도면, 국경일행사사진, 경부고속도로 도면 등

② 크기(가능한 세분)

□ 단위업무별로 보존기간·방법 등이 결정되는 것이므로, 업무의 성격·

처리절차·형태 등이 거의 동일한 업무의 최소단위

□ 직제개정 또는 타부서로 업무이관시 2개 이상의 단위업무로 분리되지 않을 정        도로 세분화된 지속성 있는 업무관리 단위

※ 단, 세분화하기 위해 성격이 동일한 업무를 둘로 나눠서는 안됨

③ 지속성(단발성이 아닌 지속성)

· 수년간 장기적으로 지속되는 단위사업 또는 단위공사

† 새만금간척사업, 중앙박물관건립, 대전광역시청사건립 등

□ 단위업무 설정기준 주의사항!!

- 단위업무 설정의 절대적 기준은 없음.

- 이 매뉴얼에서 제시되는 설정기준과 각급 기관의 사무분장표 등을 참조하여

적정하게 책정하여, 기관의 업무현실과 기록관리현실을 조화시켜야 함.

○ 단위업무 세부책정요령

① 성 격

·단위업무별로 보존기간·방법 등이 결정되는 것이므로, 업무의 성격·처리  절차· 형태 등이 거의 동일한 업무의 최소단위를 하나의 단위업무로 설정해야 함

† 정책·제도관리 성격의 업무인「인사제도개선」과 집행적 성격의 「인사발령」을 하나의 단위업무로 설정해서는 안됨

·정책제도 관리분야 업무에서 지속성을 지닌「단위업무」와 문서철 작성기준인「사안 또는 주제」를 혼동하지 말 것

잘못된 구분		올바른 구분
단위업무	사 안	단위업무	사 안
목표관리제 도입	목표관리제연구 임용령개정안	공무원 인사제도 관리	목표관리제연구 목표관리제 도입을 위한 임용령 등 개정안
성과급제 도입	성과급제도연구 성과급제도 설문조사	공무원보수정책	성과급제도 연구 성과급제도 설문조사

② 크  기

- 처리과에서 업무분장을 변경하거나 처리부서가 바뀌어 단위업무가 타부서로 이관될 경우에도 더 작은 단위로 또 다시 쪼개져 이관되는 일이 없도록 단위업무는 처음부터 가급적 세분화 해주는 것이 바람직 함

※ 2개 이상의 업무를 묶어 포괄적인 단위업무로 설정할 경우 직제개정 또는 업무소관 변경시 하나의 단위업무가 2개 이상으로 분리될 확률이 높아지므로 바람직하지 않음

잘못 설정된 단위업무	올바로 설정된 단위업무
□수출입금융정책 및 수출입은행감독	□수출입금융정책 □수출입은행지도감독

- 그러나 단위업무가 지나치게 세분화되어 당해 단위업무에 하나의 상세업무(한 종류의 사안별 문서철)도 생산되지 않는 수준까지 구분하는 것은 안되며, 반대로  아무리 문서량이 많아도 업무성격·처리절차·형태 등이 같은 경우에는 동일한 단위업무로 분류해야 함

예) 특정 처리과에서 <저소득층생활보호> 업무를 맡은 사람이 00명이며, 연간 관리대상 저소득층 가구가 0000 가구이며 해당 문서량이 000권이 된다고 하더라도, 이를 지<A지역 저소득층생활보호>, <B지역 저소득층생활보호> 등으로 여러 개의 단위업무로 나눠선 안됨

- 또한 아무리 업무량이 적더라도 업무성격·처리절차·형태 등이 전혀 다른 업무를 함께 묶어 하나의 단위업무로 분류하는 것도 바람직하지 않음

예) <문서관리>업무와 <정보공개청구>업무가 업무량이 많지 않아 기관에서  1명이 담당하고 있어도, 하나의 단위업무로 구분할 수는 없음

③ 지 속 성

- 단위업무가 업무성격·형태·처리절차 등은 동일하나 사업대상만 수시로     바뀌는 단발성 사업의 경우, 단발성 사업 그 자체를 단위업무로 분류하면    단위업무코드가 수없이 생성·소멸되어 정보관리체계상 혼란이 오므로, 아    래 예시와 같이 이를 포괄하여 장기간 존속시킬 수 있는 단위사업으로 설    정해 주는 것이 좋음

단발성 사업	단위업무 설정
정부대구합동청사건립사업(87∼90년), 정부부산합동청사(91∼94년) 정부전주합동청사(95∼97년)	정부지방합동청사 건립사업
청량리 - 성북간 복선화 사업(91-93) 수원 - 인천간 복선화 사업(94-97) 영등포- 인천간 복선화 사업(98-99)	전철 복선화 사업

④ 단위업무와 단위사안(□상세철□)의 구분

·한 단위업무에는 여러 개의 단위사안(상세철)이 발생 가능. 따라서 단위사안과 단위업무를 정확하게 구별해야 함

·사안별로 편철할 경우, 한 단위업무 내에서 문서성격·보존가치·상호연관성 등을 종합적으로 고려하여, 동일한 성격과 보존가치를 지니고 있고 상관관계가 깊은 문서가 함께 모이도록 분류-편철

·동일한 단위업무의 구체적인 하나 하나의 사안별 집행 사업을 그 발생에서 경과·조정·협의·반려·보완·결과 보고·심사까지의 제반 내용이 함께 수록될 수 있도록  편철해야 함

·아무리 문서량이 많고 문서철이 여러 권 생산되어도, 동일한 성격·형태의 문서는 하나의 상세업무(문서편철단위)로 분류해야 함

예) 행정자치부 인사과에서 현재「정부인사발령」이라는 제목의 문서가 연간 30권 이상 생산된다 할지라도, 이는 어디까지나 동일한 단위업무. 따라서 직급별, 기관별 사안에 따라 편철해야 함

- 기록물의 성격이나 유형·보존가치·처리근거 등은 모두 동일하나 처리대상이 달라 문서철 제목이 상이한 단발성 문서철의 경우, 아래 예시와 같이 이를 포괄하여  지속적으로 사용할 수 있는 「상세업무(문서편철단위)」로 설정

상세업무 기록물철	단위업무 설정
· 「(새한)고등학교 설립」 (학교설립신청서, 협의, 서류보완, 준공보고, 시설 검사, 학교법인이사진 이력서, 설립인가 등 설립절차에 관한 모아 기록을 편철) · 「(보람)실업고등학교설립」 ( 〃 )	고등학교설립
· 「팔당호수질보전」 (업무계획, 현황보고, 유관기관협의, 관내오염업소관리, 관련민원처리 등 수질보전에 관한 기록을 모아 편철 ) ·「구리시유역수질보전」 ( 〃 )	(한강)수질보전

※ □단위업무□와 편철 단위인 □단위사안□의 구분의 구체적 예시

단위업무	사 안 (문서철)
건축허가	○○빌딩건축허가, 홍길동건축허가, ××교회건축허가, 박갑동건축허가, △△학교건축허가
인사기록카드관리	1998년도 퇴직자카드, 1999년 6월 퇴직자카드, 1999년도 기능직 퇴직자카드
새만금간척사업	새만금간척사업계획, 새만금사업홍보, 새만금사업기본설계, 새만금사업공정별사진, 새만금사업주민보상
공무원 인사관리제도	5급승진시험제도개선, 5급승진제도개선 설문조사, 심사승진제도도입을 위한 임용령개정, 목표관리제 연구, 목표관리제도입을 위한 공무원법개정, 목표관리제관련 평정규칙개정
징계사건조사	씨랜드화재사건징계, △△군 모래채취뇌물수수, ××항공뇌물수수사건

○ 단위업무의 명칭

· 단위업무 명칭은 모호하거나 불명확하게 표현하지 말고 업무성격이 잘 나타        나도록 부여

· 조사나 서술어는 생략하되, 가급적 동사+명사의 형태로 작명하여 업무명칭이 구체적이며 생동감 있어야 하며 상세하게 작성되어야 함

부적합한 단위업무 명칭		올바른 단위업무 명칭
단위업무	사 안	단위업무	사 안
공유수면	공유수면점유허가	공유수면점유허가	×××점유허가 ○○지역 점유허가
기타업무	세계과학도시 연합지원	세계과학도시 연합지원	대전광역시 세계과학도시 연합지원 ○○시 세계과학도시 연합지원
제반감독 업무	-	의약품제조업자 지도감독

□-2 비밀업무

○ □비밀업무 분류기준표□에 대해(기록물관리법 시행규칙 8조)

□ 별도의 □비밀업무 분류기준표□가 있는 것은 아님

단위업무 중 관련 규정에 의거해 직제 자체가 비밀로 분류되는 경우가 있다        면, 이런 경우는 <비밀업무>의 존재 자체를 인정하고 이에 해당하는 단위업        무와 그 보존분류사항을 별도 관리함

□ 그러나, 업무 자체가 비밀이 아니라, 특정 □일반□업무에서 생산되는 개별 기록        이 비밀로 분류되는 경우가 대부분이므로 이를 혼동해선 안됨. 이런 경우는        별도의 비밀단위업무가 필요한 것은 아님.

○ 단위업무 중 비밀업무로 간주되는 경우

구분	기관 단위업무	기록물철/건	분류기준표가 적용될 경우
□ 업무 자체가 비밀인 경우	국군기무사령부 직제 ; 3급 비밀		·별도의 비밀단위업무를 책정 → 단위업무명을 가명으로 처리 → 단위업무명□단위업무설명□보존기 간 책정사유□주요열람용도 등 비 밀을 유지해야 하는 항목 별도관리
□ 업무자체가 비밀 아님 □ 다만, 해 당 업무에서 생산되는 기 록이 비밀로 구분되는 경우	정부기록보존소 「을지훈련」	·을지훈련 접수문 ·자체훈련계획 등	· 별도의 비밀단위업무가 필요 없음 → 정부기록보존소 분류기준표의 단위 업무 중 「비상대비계획훈련」업무 사용
	대통령 경호실 「대통령 호위」	·대통령 이동경로 ·이동경로별 경찰 동원계획 등	· 별도의 비밀단위업무가 필요 없음 → 대통령경호실 분류기준표의 단위업 무 중「대통령호위」업무 사용
	국방부 「차세대전투기사업」	·차세대전투기사업계획 등	· 별도의 비밀단위업무가 필요 없음 → 국방부 분류기준표의 단위업무 중 「차세대전투기사업」업무 사용

□-3 단위업무 설명

단위업무설명	· 해당 단위업무의 내용을 누가 보더라도 쉽고 정확하게 파악할 수 있도록 구체적이며 상세하게 제시 · 해당업무 근거, 업무 전후관계, 업무처리절차, 중요도, 타 업무 와 연관성 등을 수록 · 해당 업무가 구체적으로 어떤 내용의 업무이며, 어떤 근거를 가지고 진행하며 중요도가 어느 정도인지 개략적으로 파악될 수 있어야 함

□ 포함되어야 할 항목

① 해당업무의 근거가 되는 법률, 지침 등을 제시

② 업무의 내용과 수준을 개략적으로 설명

③ 업무의 중요도가 구체적으로 어느 정도인지 제시

〔단위업무 설명 예시〕

단위업무	단 위 업 무 설 명
기록물분류기준표 제정	공공기관의기록물관리에관한법률(12조)에 따라 수행하는 업무로, 각급 공공기관의 문서등록-분류-편철을 제어하는 기록물 분류기준표를 제정하는 업무. 각급 기관의 업무를 분석하여 기록의 가치를 정확하게 판별하는 일이므로 고도의 전문성이 요구됨. (1964년 이후) 지속된 현행 <공문서분류번호및보존기간표>를 대체하는 제도이며 그 중요도가 매우 큼
저소득층생활보호	국민기초생활보장법에 의거해 수행하는 업무로, 생활보호대상자 또는 기초생활보장수급자 같은 저소득층의 생활안정을 지원하는 업무. 매년 보건복지부에서 시달하는 지침에 근거하여 생활보호대상자 선정 및 관리, 영세민생활안정기금 관리, 저소득층영유아 보육비지원 등 저소득층의 제반생활안정 사항을 다루며, 소속 처리과 내에서도 중요도가 큼

□ 상세업무기록물철 내역

상세업무 기록물철 내역	□ 해당 단위업무를 수행하는 과정에서 생산되는 기록물을 사안별로 편철한 내역 □ 구체적인 기록물철명과 연간 생산량 제시

※ 자세한 것은 □□단위업무□ 참조

단, 구체적으로 기록물철명을 적되, 연간 생산량을 반드시 기재해야 함

예) ○○빌딩건축허가 10권

□ 보존기간

보존기간	□ 보존기간은 해당 기록의 가치를 수량화한 것 □ 기록의 제반 가치를 종합판단하여 보존기간 책정 - 문서생산 업무담당자 ; 행정업무 참조가치 - 자료관 전문요원 ; 행정업무 참조가치 + 정보적 가치 - 전문관리기관 평가담당 ; 〃 + 역사적 가치 ; 종합판단 □ 보존기간 책정기준 1. 새로운 보존기간 책정원리 2. 기관단위의 <업무중요도 기준> 3. 기록물관리법령의 <보존기간별 분류기준> 4. 개별법령 5. <단위업무별 세부책정기준>

□ 한시(1년·3년·5년·10년·20년)

보존기간은 그 단위업무에서 생산되는 기록물을 업무종료 후  참고할 기간, 민원증명·분쟁이나 소송 등에 증빙자료 등으로 필요한 기간, 역사자료로서 쓰일 가능성 등 행정적 가치·증빙적 가치·역사적 가치 등을 종합적으로 고려하여 1, 3, 5, 10, 20  등 필요한 기간만큼 숫자를 기입함.

□ 준영구

영구보존가치가 있는 기록물로 판단되지는 않지만 그 기록물이 더 이상 필요하지 않은 시점을 현재 예측할 수 없고 장기 보존이 필요한 경우, 그 단위업무에서 생산되는 기록물의 보존기간을 □준영구□로 표시함

※ 준영구는 인적기록·물품관리기록, 시설관련기록 등 장기보존은 필요하나, 관리대상인 인물·물건·시설 등이 사망 또는 소멸되면 더 이상 보존필요가 없으나 보존기간을 특정하기 곤란하여, 50년 경과후 매 20년마다 보존여부를 재분류해야하는 기록물임(영 제15조)

□ 영 구

단위업무에서 생산되는 기록물의 보존기간이 21년 이상이고 영구적으로 보존할 가치가  있다고 판단되는 경우 □영구□로 표시함

○ 보존기간 책정절차

주체	제정단계	운영단계	비고
업무담당자 처리과의 장	조사서에 의견반영	□사안별 편철 때 기록 물철에 보존기간 책정 ※ 분류기준표의 보존 기간 적용	□ 제정단계; 의견 피력 □ 운영단계; 綴別 책정
	□	□
자료관 전문요원	조사서 취합 ※ 의견 조정 † 현행 제정단계에선 의견조정 기능 없음	사안별 보존기간 표준화 ※ 분류기준표의 보존기간 기준	□ □현행□제정단계 - 의견 피력 □ 운영단계 - 단위업무별 세부운영 기준 작성
	□	□
전문관리기관 평가당당자	단위업무별로 최종 종합판단	재검토	□ 생산현황 보고시 검토 □ 이관 시 검토

※ 분류기준표의 단위업무가 준영구 이상인데 각 처리과에서 20년 이하

로 책정한 경우는, 전문관리기관에서 해당 기록을 이관 받아 재검토

○ 현행 보존기간(공문서표 기준)을 원점에서 재검토(□새로운 책정기준□)

·향후 분류기준표가 적용되면 새로운 보존기간 책정원리가 적용됨. 종전의 <件      단위 보존기간 책정>에서 새로운 <綴단위 보존기간 책정>으로 바뀜. 이제       보존기간은 종전처럼 <개별 문서의 件단위로 보존기간을 책정>하는 것이 아      니라, 관련된 기록이 하나로 편철된 <기록물철 단위로 보존기간을 책정> 하      는 방식>으로 전환되므로, 원점에서 재검토해야 함

·<기본적으로 한 단위업무에서 생산되는 모든 기록은 동일한 보존기간이        적용된다>. 일단 구체적 편철방식과 무관하게, <편철방식이 A방식이든, B 방      식이든> 상관이 없이, 또는 설령 편철하지 않고 그냥 각 문건별로 관리하더라      도 한 단위업무에서 생산되는 모든 기록은 기본적으로 동일한 보존기간이 적용      됨.

→ 이런 기본전제에도 불구하고, 특정 기록물철은 단위업무와 다른 보존기간       이 책정될 수 있으며, 이런 경우는 처리과의 장이 달리 정할 수 있음(기록물관       리법 시행령 15조)

· □사안별 편철□이란, <보존기간을 세부적으로 정하기 위한 것이 아니라, (보       존기간은 단위업무별로 책정되므로) 새로운 물리적 편철방식>. 말하자면,        단위사안이란 존재는 보존기간을 달리 정하기 위해 필요한 것이 아니라, 물리       적 편철시의 편철방식을 의미

□ 예시1 - 단위업무명 : 「징계」, 「건축허가」

단위업무	편 철 기 준
징계	징계요구서(영구), 사실조사서, 진술서, 회의록(5년), 처분결정서, 기본방침(10년), 징계의결서(20년), 기타(3년) 등을 모아 사건단위로 편철
건축허가	허가신청서(30년), 심의서(10년), 협의문서(30년), 허가서, 준공검사(30년), 중간검사(30년), 도시설계승인(30년) 등을 모아 허가건별로 편철

※ 종전 기준으로 보면 件별로 상이한 보존기간이 적용되는 <징계요구서>,

<징계의결서> 등을 묶어서 사안별 편철

- 「씨랜드화재사건징계철」·「감사원감사적발징계철」, 「월드컵경기장허가철」등

□ 예시2 - 단위업무명(보존기간) : 「의사중계방송」(5년)

	세부운영기준	상세 기록물철 내역
종전의 방식	□ 방송허가(5년) □ 중계협조(3년) □ 중계일지(1년)	□ 본회의의사중계허가철(5년) □ 위원회의사중계방송허가철(5년) □ 국회의사중계협조철(3년) □ 국회의사중계일지(1년)
	□
새로운 방식	□ 본회의의사중계(5년) □ 청문회중계(5년) □ 공청회중계(5년) □ 임시회의의사중계(5년) □ 중계일지(1년)	□ 본회의의사중계철(5년) □ 장상 국무총리서리 청문회 의사중계철(5년) □ 공직자인사청문회법 공청회 의사중계철(5년) □ 205차 임시회의 의사중계철(5년) □ 2002년 의사중계일지(1년)

□ 종전의 새로운 사안별 편철 : 의사중계일정에 관한 허가, 보고 및 협조요

청사항 등의 일련의 업무절차에 의해 진행되는 각 사안별 편철

□ 예시3 - 단위업무명(보존기간) : 「중소기업육성시책수립」(영구)

	세부운영기준	상세 기록물철 내역
잘못된 경우	□ 중소기업시책수립계획(10년) □ 관계부처 및 유관기관협의(5년) □ 중소기업특위에 안건상정(영구) □ 공청회 등 개최(5년) □ 시책수립자료 협조요청(3년)	□ 중소기업시책수립기본계획수립철(10년) □ 관계부처 및 유관기관협의관련철(5년) □ 중소기업특위안건상정철(영구) □ 공청회등개최관련철(5년) □ 시책수립자료협조요청관련철(3년)
	□
잘된 경우	□ 중소기업경영지원시책(영구) □ 벤처기업지원시책(영구) □ 중소기업기술지원시책(영구) □ 중소기업판로지원시책(영구)	□ 중소기업경영지원시책추진철(영구) □ 중소벤처기업지원시책추진철(영구) □ 중소기업기술지원시책추진철(영구) □ 종소기업판로지원시책추진철(영구)

□ 계획수립, 관계부처협의, 자료협조요청, 공청회개최, 등의 일련의 업무절차가 포함되어       <중소기업경영지원>, <벤처기업지원>, <기술지원>, <판로지원> 등의 사안별 편철

○ 『보존기간 책정기준1』 ; 업무중요도 기준

업무 구분	업무중요도 □기관 단위를 기준□	보존 기간	주요업무 판단근거
주요 업무	□ 중앙행정기관의 장의 수준 - 부·처·청·위원회 □ 특별지방행정기관의 장의 수준 □ 지방행정기관의 장의 수준 □ 교육청의 장의 수준	10년 이상	□ 사무위임전결규정 - (예) 권한 위임 정도 □ 기관의 연례 백서 - (예) 재경부 2001년 백서 □ 기관의 주요사업계획 - (예) 재경부 2002년 주요사업계획 □ 정부의 주요 사업 - (예) 국민의 정부 100대 과제 (예) 경영진단보고서 (예) 감사원 감사결과보고서 □ 기관별 평가담당자의 역사적 판단 - (예) 주요 사건, 주요 정책 등이 당 대 한국사회의 핵심적 가치를 드러낸다고 판단되는 경우
	□ 실/국/담당관의 수준	10년 이상
	□ 처리과의 수준	5년 이상
일상 업무	□ 처리과/기관의 일상적 업무	3년 이하

○『보존기간 책정기준』2 - 기록물관리법령의 <보존기간 분류기준>

보존기간별 대상기록 ※ 기록물관리법 시행령 15조 1항 별표 2	영구

1. 주요정책

항목	비고
법령의 제·개정 또는 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
행정절차법에 따라 행정예고를 하여야 하는 사항
국제기구·외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서
대규모 예산이 투입되는 주요 사업·공사
국가정보원장, 합동참모의장, 육군·해군·공군 참모총장 및 지방자치단체의 장이 정하는 사항
국회·국무회의의 심의를 거치는 사항
공공기관의 연도별 업무계획·심사분석
정책자료집·백서 등 각급 기관의 연혁과 변천사를 알 수 있는 사항
다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건
대통령 관련 기록
국무총리 관련 기록
외국 원수 관련 기록
토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리·확인·증빙에 필요한 기록
기관장의 주요 관심사항

2. 주요 회의록

항목	비고
대통령 또는 국무총리가 참석하는 회의
차관급 이상 주요 직위자가 구성원으로 운영되는 회의
당정협의(차관급 이상의 주요 직위자)
국장급 3인 이상 참석 회의
국가정보원장, 합동참모의장, 육군·해군공군 참모총장 및 지방자치단체의 장이 정하는 주요 회의

3. 주요 시청각 기록

항목	비고
대통령·국무총리 및 중앙행정기관의 장과 전문관리기관의 장이 정하는 주요 직위자의 업무관련 활동과 인물사진
외국의 원수·수상 기타 주요 외국인사의 주요 동정중 대한민국과 관련되는 사항
국가 및 지방자치단체의 주요 행사
국제기구 또는 외국과의 조약·협약·협정·의정서·교류 등의 추진과 관련한 주요 활동
대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사
대규모의 토목·건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보조할 필요가 있는 사항
다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성·보존이 필요하다고 인정하는 사항
증빙적 가치가 매우 높아 당해 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항
국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

4. 기타 주요 기록

□ <기록물관리법 이외의 개별법에서 영구보존기록으로 지정한 경우> 참조

□ 분류기준표 제정팀에서 설정한 별도 기준

보존기간별 대상기록 ※ 기록물관리법 시행령 15조 1항 별표 2	준영구

1. 인허가 기록

항목	비고
□20년 이상 장기보존이 필요하나 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망·폐지 기타 사유로 소멸하기 때문에 영구보존이 필요 없는 경우 □비치성 기록인 경우가 많음
□역사적 가치는 낮으나 20년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 기록

□ 준영구 기록은 50년 경과후 매 20년마다 재분류해야 함(영 15조)

보존기간별 대상기록 ※ 기록물관리법 시행령 15조 1항 별표 2	한시보존

보존기간	항목	비고
20년	역사적 가치는 낮으나, 중앙행정기관의 장 또는 이에 준하는 기관장의 결재를 받아 시행하는 영구보존 대상 외의 주요 사업에 관한 기록
	관계법령에 의해 10년 이상 20년 미만의 기간동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서 가치가 지속되는 사항	기록물관리법 외의 개별법에서 11-20년으로 규정한 경우 참조
	역사적 가치는 낮으나, 기관장이 주요하게 관심을 가지고 있는 사항
10년	역사적 가치는 낮으나 기관이 주요 기록으로 5년 이상 업무참조가 필요한 기록
	관계법령에 의해 5년 이상 10년 미만의 기간동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서 가치가 지속되는 사항	기록물관리법 외의 개별법에서 4-10년으로 규정한 경우 참조
5년	역사적 가치는 낮으나 처리과 수준의 주요업무로 3-5년 사이의 업무참조가 필요한 기록
	예산·회계 관련 기록
	관계법령에 의해 3년 이상 5년 미만의 기간동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서 가치가 지속되는 사항	기록물관리법 외의 개별법에서 4-5년으로 규정한 경우 참조
3년	역사적 가치가 거의 없으며 주요업무가 아닌 일상업무 기록
1년	역사적 가치가 거의 없으며 1년 이상 보존할 필요가 없는 일상업무 기록

○ 보존기간 책정사유

보존기간 책정사유	□ 자의적 판단이 아니라 명확하게 책정의 근거를 설명 - 관련 법령, 중요도, 활용여부, 포함 정보의 내용, 역사적 가치 등을 구체적으로 제시

□ 보존기간 책정사유 설명예시

단위업무명	보존기간	보존기간 책정사유
상가건물 건축허가	준영구	상가건물건축허가에 관한 기록으로, 당해 건물이 소멸될 때까지 그 건물의 건축허가 확인자료로 활용되며, 불법건축물의 경우 건축법상 10년의 시효가 있어 법령상으로도 최소 10년 이상 보존이 필요하므로 장기보존
새만금간척사업	영구	새만금간척사업에 관한 기록(새만금간척사업계획·새만금사업홍보·새만금사업기본설계·새만금사업공정별사진·새만금사업주민보상 등)으로, 10년 이상 장기 지속되는 대규모 간척사업의 특성상 장기보존이 필요할뿐더러 역사적 가치도 높으므로 영구보존

□ 보존방법

보존방법	□ 해당 기록의 성격, 중요도, 법률적 문제 등을 검토하여 원본 보 존여부를 결정 □ 구분 - 원본(원본 그대로 보존하는 경우) - 매체(원본보존이 필요 없어 보존매체에 수록하여 보존) - 병행(원본과 매체를 병행보존하는 경우)

□ 원본보존 판단 기준

- 원본보존이 필요한 경우는 <원본> 선택

·역사적 가치가 있는 기록물 또는 증빙자료로 매우 중요하여 기록물의 내용뿐  아니라 기록물 원본도 반드시 보존해야 하는 기록

† 대체로 보존가치 1등급과 2등급에 해당하는 기록

- 원본보존이 필요 없는 경우는 <매체> 선택

※ 보존기간 준영구 이상에만 적용

·기록물의 증빙가치나 역사적 가치가 높지 않고 기록물의 내용을 둘러싼 분쟁소지도 적어,  종이기록물 원본까지 보존할 필요는 없고, 마이크로필름 또는 광디스크에 그 내용만 보존해도 되는 기록   † 대체로 보존가치 3등급에 해당하는 기록

□ 원본보존 여부 세부 기준

보존가치 등급별	항 목
1등급	역사교재의 직·간접적인 소재가 될 가능성이 있다고 예측되는 기록
	국정운영이나 국민생활에 큰 변화를 가져와 장기간 다수 국민의 기억에 남게 될 사안
	토지·건물·물건·사람 등의 신분상 또는 재산상 매우 중요한 사항을 확인 또는 증명에 필요한 기록
	장기간 업무지침 또는 참고자료로 업무처리에 빈번하게 활용될 것으로 판단되는 기록
2등급	역사교재의 소재가 될 수준은 아니나 주요 기관·단체 또는 제도의 연혁·변천사의 소재가 될 만한 사안과 관련한 사항
	토지·건물·물건·사람 등의 신분상 또는 재산상 매우 중요한 사항을 확인 또는 증명하는데 핵심적인 기록은 아니나, 핵심자료를 확인·입증하는 데 필요한 기록
	장기간 업무지침 또는 참고자료로 활용할만한 가치는 있으나 활용빈도는 높지 아니할 것으로 판단되는 기록
3등급	특이한 사항이 아닌 일상적 업무수준의 사안과 관련된 기록
	증빙자료 또는 업무참조자료서 활용기간이 비교적 짧고 활용 가능성도 상대적으로 낮은 기록

□ 보존장소

보존장소	□ 해당 기록의 성격, 보존기간 등을 감안하여 보존장소를 판단 □ 보존장소 : (해당 기관) 자료관, 전문관리기관으로 구분 □ 구분(원칙) - 자료관 : 20년 이하 한시기록 - 전문관리기관 : 영구보존기록

※ 전문관리기관은 전문보존시설과 장비에서 전문관리 인력과 장비를 갖추고

영구보존 기록을 관리하는 바, 영구보존기록은 원칙적으로 전문관리기관에

서 보존관리

□ 준영구 이상의 장기보존기록을 자료관에서 보존하는 경우

준영구 이상 장기보존문서라 하더라도, 종이문서 원본을 보존할 필요는 없이 내용만  광디스크 또는 마이크로필름에 보존하면 되고, 문서성격상 해당기관 또는 해당 지역에서 계속적으로 빈번하게 민원확인·증빙자료용으로 열람활용해야 하는  비치문서류는「자료관」으로 분류가능

□ 비치기록

비치기록여부	□ 인사기록카드, 토지대장, 등기부, 호적부 등과 같이 변동사항을 계 속해서 기록해 가면서 수시로 활용하는 기록 □ 계속해서 변동사항을 기록하는 것이 아니면 활용빈도가 높다고 해도 비치기록이 아님 □ 구분 - 비치·아님
비치기록 이관시기	□ 비치의 사유가 종료된 때

□ 비치기록 이관시기

- 비치기록은 해당 처리과에서 업무에 활용하다가, 해당 비치사유가 소멸

되면 이관해야 함

- 비치기록 이관시기 예시

. 인사기록카드 ; □해당인 퇴직 후 2년 경과시 □ 등

. 생활기록부 ; □해당인 졸업 후 5년 경과시□ 등

□ 열람예상 빈도와 주요 열람용도

열람예상빈도	□ 열람예상빈도를 추정하여 해당 기록을 보다 체계적으로 관리 □ 구분 - 높음·중간·낮음
주요열람용도	□ 주요열람용도를 파악하여 열람욕구를 충족할 수 있는 기록관 리를 구현 □ 구분 - 행정업무참조·학술용도·증빙·사업정보·기타

□ 열람예상 빈도

- 해당 기록이 이관된 후 열람할 확률의 분류기준

· 높음 … 이관 후 연 1회 이상 열람·활용될 가능성이 있는 기록물

· 중간 …  이관 후 2-5년에 1회이상 열람·활용될 가능성이 있는 기록물

· 낮음 … 열람활용 가능성은 예측불가하나 만일을 위해 보존은 해야하는 기록

□ 주요 열람용도

- 해당 기록물의 주요 열람 용도를 파악

. 학술연구 ; 주된 열람자가 주로 학술연구를 하는 사람이며, 해당 기록이 학술연구에 도움이 될 것으로 판단되는 경우

. 행정참고 ; 주요 열람자가 해당업무 담당자, 해당 기관의 관련업무 담당자               인 경우

. 민원증빙 ; 주요 열람자가 일반 민원인으로, 재산·권리·인허가 사항 등에  관한 증빙 목적

. 사업정보 ; 일반 시민이나 기업의 사업정보에 유용하다고 판단되는 경우

. 기타

□ 특수목록

특수목록	□ 이관 후 민원이나 행정참고 등의 빈번한 열람목적을 위해 기록물을 찾을 때 어떤 항목으로 해당문서를 전산 검색 하는 것이 가장 쉽고 검색 가능성이 높은지를 판단하여, 가능 성 높은 검색키 1개 이상을 지정하여 특수목록 지정 □ 구분 - 기본목록□세부목록
툭수목록 위치	□ 지정위치가 □단위사안□인 경우 - 기록물철 목록에 추가 † 기본목록 □ 지정위치가 □문건□인 경우 - 기록물건 단위 목록에 추가 †세부목록 □ 구분 - 제1특수목록□제2특수목록□제3특수목록

○ 특수목록 지정 시 주의사항

- 모든 문서에 공통적으로 적용할 □문서처리일자·문서번호·문서제목·

문서처리부서(문서생산자)」등은 특수목록으로 지정하지 않아도 공통목록으로

관리되므로 지정대상에서 제외

- 출장명령서 등과 같이 각종 대장류의 경우에는 대부분 인명 등 대장 기재사

항을 특수목록을 지정하는 것이 불합리하므로 특수목록이 아님

○ 특수목록(검색키) 지정 예시

기록물 종류	검 색 키
인사기록카드	1. 성명 2. 주민등록번호 ※ 처리부서는 공통관리되므로 제외되었음
건축허가서류	1. 주소(소재지) 2. 성명(건축주명) ※ 허가일자(처리일자)는 공통관리되므로 제외
형사관계기록	1. 성명 2. 사건번호 3. 주민등록번호 ※ 사건발생일, 처리부서등은 공통관리되므로 제외
병적카드	1. 군번 2. 주민등록번호

□ 대중소 기능분류

○ 대중소 기능분류의 대원칙

□ 정부기록보존소(중앙기록물관리기관)

† 정부기능 전체를 대상으로 기능분류

□ 자체 제정기관(특수기록물관리기관·기타 기관)

† 자체조직 내의 기능에 한정하여 기능분류

※ 정부기록보존소는 2003년 4/4분기에 대중소 기능분류를 홈페이지에 게시할

예정이므로 이를 참조하기 바람

○ 대중소 기능분류기준 관련 규정 (영 제12조제5항 관련)--<별표 1>

구분	분류기준
대기능	·국가의 주류기능으로서 중앙행정기관 또는 이에 준하는 기관 수준의 중기능군 또는 사업군
중기능	·실·국 규모의 기관이 수행하는 수준의 소기능군 또는 사업군
소기능	·과 규모의 기관이 수행하는 수준의 단위업무군
단위업무	·1인 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에게 분장되는 수준의 업무 또는 사업으로서 직제개정 등으로 업무변경시에도 2개 이상으로 분리하기 어려운 수준까지 세분화된 업무 또는 사업단위 ·인·허가처리, 징계처리 등과 같이 동일한 업무가 계속 반복·처리되는 경우의 동종업무 ·카드·대장·일지·장부 등 비치기록물의 종류별 단위에 해당하는 업무 ·도면·사진 등의 대사이 되는 행사·시설·주제·사업단위의 업무
단위사안	·발생·경과·완결의 관계로 연결되는 사안별 기록물 ·도면·사진 등의 대상이 되는 동일한 행사·시설·주제·사업단위 등 ·카드류의 보관봉투, 테이프·디스크·디스켓 등의 롤·장 등 최소 매체단위 ·기타 기록물철(100매 미만) 단위에 적합한 수준의 동일단위업무

○ 대중소 기능분류의 특징

1) 기능분류의 의미

□ 기록물의 직접적 생산배경·출처가 되는 업무기능과 당해 기록물의 연관성을 파악·관리함으로써, 공공기관의 업무를 기능적으로 구분함으로써 출처관리의 원칙을 구현하며,

□ 최하 업무기능의 기초단위로서 단위업무라는 개념을 사용하고, 업무기능간의 연계성에 의해 상향 통합해가며, 소기능 → 중기능 → 대기능 등 상위업무기능을 분류하여 각기 고유한 기능으로 분류

□ 단위업무를 비롯한 업무기능의 분류는 곧 해당 기록물을 생산하는 기관이 갖는 생산목적과 생산된 기록물이 갖는 최초의 가치를 포함하는 것이며, 기록물 기술(description)에 따른 중층적인 기록구조의 골격을 제시

2) 기능분류의 고유번호

□ 대기능·중기능·소기능·단위업무의 분류에 대한 고유번호 제시

□ 위의 4단계 기능분류에 단위업무 이하에 생성되는 단위사안별 분류를 포함하여 5단계 기능분류체계로 구성

·단위사안은 상세업무별 기록물철을 생성하는 기본단위가 되므로, 기록물철에 부여되는 분류번호로 표현됨에 따라 사전에 코드화하지 않는다.(단위사안에 대한 기능분류번호는 사전에 정하지 아니하고 영제13조제4항의 규정에 의한 연도별 기록물철 등록연번으로 갈음한다는 규정에 의함)

□ 단위업무는 업무분야와 기능에 의한 계층적 분류와 검색이 가능하도록 구성

·처리과별로 확정된 단위업무를 열거하고, 확정된 단위업무를 조직의 편제와 관계없이 동일·유사한 기능에 따라 그룹화함으로써 소기능으로 통합시키고

·소기능들은 다시 실·국규모 수준의 중기능으로 그룹화하며,

·중기능들은 부처단위 수준의 대기능군으로 통합시켜가는 상향적이고, 계층적인 기능구성을 이루어감으로써

·특정 기록물이 업무기능상 연계성을 갖고 생산·관리되는 관련 기록물군을 파악할 수 있도록 구성된다.

□ 기록물분류기준표에는 단위업무에 부여된 고유번호만 나타나지만, 시스템 내부에서는 업무기능분류의 단위구분에 따라 그 내역이 기록물 실체와 함께 연계되어 관리됨

·기능분류번호는 시스템 내부적으로 관련 업무기능별로 연결되어 기록물실체와 업무기능간의 연계성을 유지하도록 관리되며,

·사안별 편철 기록물부터 최상위 대기능까지 손쉽게 검색·활용될 수 있도          록 기능한다.

○ 대중소 기능분류의 정의

1) 정부기능의 고유성

□ 정부기능은 각각의 임무(mission)에 의해서 구분된다.

□ 동일한 임무가 중복편성될 수도 있으나 기본적으로는 하나의 부서에 단일한         임무가 부여된다.

□ 따라서 최상위의 조직은 최상위의 임무를 갖는 것으로 이해해야 한다.

·이러한 원칙에 따라 대기능은 최상위 부처에 부여되어 있는 기능의 분류여야 한다. 단, 위원회(특별위원회 등 포함) 등은 하나의 부처 또는 중복부처의 기능을 함께 포괄하는 경우가 있으므로, 이 경우에는 각 부처별 기능을 분류한 것에 따라야 한다.

·중기능은 대기능으로 부여된 임무의 세부화된 기능(임무)을 표현하는 것이         어야 한다.

·마찬가지로 소기능은 중기능으로 부여된 임무의 세분화된 기능(임무)을 표         현할 수 있어야 한다.

2) 정부기능의 상호연관성

□ 정부기능은 하나의 부서에 단일한 임무가 부여되는 것이 기본이지만, 각각의 고유한 업무는 다른 부서의 고유업무기능과 상호연관성을 갖고 처리되는 경우가 많다.

·따라서 상호연관성을 갖는 업무기능은 동일 수준의 기능으로 분류되어 표          현되어야 한다.

○ 대중소 기능분류의 목적

대중소기능분류는 공공기관이 수행하는 업무기능을 그 유사성에 따라 체계적으로    유형화한 것이다. 이러한 대중소기능분류는 업무의 신속하고 효율적인 처리와 생    산된 기록물의 체계적 분류를 통해서 합리적인 활용을 위해서 작성된 것이다.

○ 대중소 기능분류의 기준 및 적용원칙

대중소기능분류는 공공기관이 주로 수행하고 있는 업무를 그 관련성에 따라 유형    화한 것으로 다음과 같은 기준에 의해 분류된다.

□ 공공기관의 특성

· 생산된 기록물의 물리적 구성 및 처리절차

· 생산 기록물의 주된 사용기관

· 생산 기록물의 활용범위 및 기능

□ 조직위계상의 특징

·생산 기록물이 단일 기능에 의해서 처리되고 완결되는지 여부

·여러 기관(부서)간에 상호 업무참고, 협조 등의 관계에서 생산되는지 여부

·중앙행정기관의 본청과 소속 특별지방행정기관 등과의 위계관계에 따른 관계

·동일한 단위업무에 대한 중앙행정기관과 지방자치단체와의 업무처리 절차 및 방법 등의 공통점과 차이점에 따른 기능상의 상이 여부가 있는지 여부 검토

□ 업무기능간의 결합형태

·정부업무기능은 단독적으로 처리되는 경우보다는 다른 업무와의 연관성 속에서 처리되는 경향이 있다.

·따라서 각각의 업무가 다른 업무와 어떤 식으로 연계되어 처리되는지 검토가        필요하다.

※예를 들어서 □건물신축시 고효율 기자재 사용 의무화를 위한 제도 정      비□업무가 추진될 경우에 주관부서는 □건설교통부 건축과□이지만, □산업     자원부 에너지관리과□와 업무적으로 연계성이 높다.

□ 기능분류의 적용원칙

·생산된 기록물은 업무를 처리하는 부서의 형태와 기능을 고려하여 그들의 활    동을 가장 정확하게 설명된 항목에 분류해야 한다.

·복합적인 활동단위는 우선적으로 최상급 분류단계(대분류)를 정확히 결정하     고, 순차적으로 중·소기능분류 단계 항목을 결정하여야 한다.

· 수직적으로 결합된 업무는 특별히 명시된 항목이 없으면 소기능을 정확히      결정하고, 대·중기능분류 단계 항목은 자동으로 결정되어야 한다.

· 동일 단위에서 생산된 기록물은 별개로 구분되어서는 안되며, 각각의 업무     의 주된 기능에 따라 분류한다.

○ 기능분류 제정절차(정부기록보존소 작업 중심)

1. 기능분류의 개념정의 및 기초조사

※ 앞의 설명 참조

2. 공공기관 임무분석

1) 이용자료

□ 부처별 경영진단보고서

□ 국민의정부 100대과제

□ 기관홈페이지 부서별 업무기능

□ 정부조직법 등의 업무분장사항

□ 기관별 자체 운영하는 □사무위임전결규정□ 및 지방자치단체의 경우에는 □행        정기구설치조례□ 등

□ 외국의 기록물분류와 관련된 자료

- 《□案分類》

2) 데이터 분석

□ 범주설정 1

- 국민의정부의 정부기능의 분야별 구분에 따른 설정을 기준으로 처리

- 국민의정부는 정부분야를 경제분야, 복지·노동분야, 통일·외교·국방분    야, 교육·문화·여성분야, 정치·행정분야의 5대분야로 구분

- 국민의정부 5대 정부분야를 현행 정부조직에 의한 정부부처별로 재배열

·경제분야 : 기획예산처, 공정거래위원회, 금융감독위원회, 재정경제부, 국세청, 관세청, 조달청, 통계청, 농림부, 농촌진흥청, 산림청, 산업자원부, 중소기업청, 중소기업특별위원회, 특허청, 건설교통부, 철도청, 과학기술부, 기상청, 정보통신부, 해양수산부

·복지·노동분야 : 보건복지부, 식품의약품안전청, 환경부, 노동부

·통일·외교·국방분야 : 국가정보원, 비상기획위원회, 통일부, 외교통상부, 국방부, 병무청, 국가안전보장회의, 민주평화통일자문회의

·교육·문화·여성분야 : 교육인적자원부, 문화관광부, 문화재청, 여성부

·정치·행정분야 : 감사원, 법무부, 검찰청, 행정자치부, 경찰청, (해양경찰청), 국가인권위원회

·미확정부처 : 중앙인사위원회, 부패방지위원회, 국민경제자문회의, 국가과학기술자문회의, 법제처, 국정홍보처, 국가보훈처, 국민고충처리위원회, 청소년보호위원회

□ 범주설정 2

- 기관별 임무(Mission)에 따른 기능분류

- 기관에 부여된 고유기능 판단(대분류)

·행정, 외교, 통일, 국방, 경제, 재정, 산업, 복지, 공공질서, 과학기술, 교육, 문화, 건설, 교통, 정보통신 등으로 분류

·행정기능의 경우는 행정자치부의 일반행정업무기능이 포함되며, 공통성업무의 상당수가 여기에 포함됨

※예를 들어 건설교통부의 경우는 건설과 교통이 주된 임무가 됨

※건설교통부의 주요 임무는 국토건설종합계획의 수립 및 ① 각급 국토건설계획의 조정, ② 국토 및 수자원의 보전·이용·개발 및 개조, ③ 도시·도로·주택의 건설, ④ 해안·하천 및 간척, ⑤ 육운·항공

- 고유기능별 세부 업무기능 분류(중분류)

※건설기능의 하위범주로는 국토관리, 토지, 도시, 주택, 건설, 수자원, 도로 등이 중기능으로 포함될 수 있음

- 세부 업무기능별 상세 업무기능분류(소분류)

※국토관리기능은 다시 중앙과 지방으로 나누고, 국토관리(중앙)에는 □국토정책, 수도권계획, 지역정책, 입지계획, 사회간접자본□ 등이 소기능으로, 국토관리(지방)에는 □국토관리, 도로시설, 하천, 건설관리, 건설지원, 국도□ 등이 소기능으로 구분될 수 있음

□ 범주설정 3

- 통계청의 표준산업분류에 의한 기능분류

- 통계청 표준산업분류는 산업관련 분류를 구성한 것으로서 행정기능은 □N 공공행정, 국방 및 사회보장행정□으로 분류하고 있으며,

- 위 공공행정분류 이외의 다른 산업활동을 수행하는 정부기관의 기능은 업무의 성격에 따라 분류하도록 구성하였다.

·예를 들어서 보건행정의 경우는 □P 보건 및 사회복지사업□의 분류군에 속하도록 구성

3. 대중소 기능분류 확정

1) 대중소 기능분류(1차)

□ 범주설정 및 기관 임무에 따른 1차 대중소 기능분류 실시

□ 1차 대중소 기능분류의 단위업무와의 연결

2) 용어의 적합성 검토 및 용어정의

□ 용어의 적합성 검토

- 대중소 각각의 기능군별 층위와 용어의 적합성 검토

- 기능군별 상위-동급-하위단계 용어와의 관련성여부 검토

- 각각의 선정된 용어에 대한 개념정의

□ 대중소기능분류 확정

- 이상의 작업을 통해서 확정된 기능분류사항은 최종 결과로 확정

Ⅳ. 기록물분류기준표의 운영

□ 분류기준표 제도운영

□ 분류기준표 운영주체

·분류기준표는 전문관리기관이 제정□고시하고 운영하나, 자료관-기록물관리        전문요원의 핵심업무이며 처리과 기록물관리책임자의 협조가 필수. 특히 일        종의 □기록관리 족보□로 처리과-자료관-전문관리기관을 잇는 파이프 라인의         구실을 제대로 하기 위해선, 자료관 전문요원이 주도적인 위치에 있어야 함

□자료관 - 기록물관리전문요원은 전문관리기관에서 제정□고시한 분류기준표        가 각급 기관의 실정에 부합할 수 있도록 전문관리기관과 협의하여 세부운영        기준을 작성□운영하는 등 분류기준표를 매개로 현행기록관리에 만전을 기해        야 함

□ 분류기준표 변경처리

□기록관리현실은 업무현실에 부합해야 함. 그런데 공공기관의 업무는 고정불     변한 것이 아니라 변화하기 마련. 그런데 분류기준표는 기록의 생산부터 최     종 이관/폐기까지 제어하므로, 업무변화에 따라 변화함.

□따라서 분류기준표는 한번 작성되면 영원히 사용할 수 있는 영구불변의 것     이 아님. 직제개정이나 기타 사회변화로 인해 변동사항이 발생하면 분류기     준표는 변경되어야 함. 특히 처리과별 단위업무에 변화가 생겼을 때 분류기     준표가 변경되지 않으면, 등록자체가 불가능해짐

□ 분류기준표와 전자문서시스템

·분류기준표는 전자문서시스템에 사용하기 위해 고안된 것이 아니라, 기록관        리 본래의 현대전 기록관리제도. 그러나 최근 정부업무가 급속하게 전자환경        으로 변화하여 전자문서유통시스템이 일반화되고 있는 추세. 이런 추세를 반        영하여 분류기준표 운영의 경우도, 전산시스템에 탑재하여 운영하는 것을 중        심으로 함

※ 정부기록보존소는 2003년 4/4분기 중에 『기록물분류기준표 운영      편람』(2004)을 작성한 후, 홈페이지에 게시할 예정임. 이 운영편람      엔 분류기준표 운영에 관한 상세한 내용을 담을 예정

□ 분류기준표 전산코드 체계

○ 작업단계별 항목설명 및 구조(형식)

□ 분류기준표 기본항목

구 분		설 명
처리과기관코드		처리과별 유일한 단일코드 → 정부전산정보관리소(GCC)에서 해당 처리과 신설시 부여
기능분류	대기능	국가의 주류기능으로서 중앙행정기관 또는 이에 준하는 기관 수준의 중기능군 또는 사업군
	중기능	실·국 규모의 기관이 수행하는 수준의 소기능군 또는 사업군
	소기능	과 규모의 기관이 수행하는 수준의 단위업무군
	단위업무	처리과에서 수행하는 세분화된 각 업무의 최소단위
보존분류	보존기간	기록물의 가치에 따른 보존기간 책정
	보존방법	효율적 관리를 위한 방법 선택
	보존장소	기록물의 물리적 보존 위치 결정
	비치기록물여부	처리과에서 계속해서 활용할 필요판단
	비치기록물이관시기	비치활용 종료 예상시기를 지정
검색어	특수목록위치	단위업무별로 지정한 검색목록으로 기록물철 또는 사안별로 위치를 지정할 수 있음
	제1특수목록
	제2특수목록
	제3특수목록

□ 명칭과 코드가 함께 사용되는 경우

구 분	명 칭			코 드
	명칭	형식	길이	형식	길이
기관명칭	기관별 처리과명	행정자치부 정부기록보존소 수집과		숫자
기능분류	대기능명	정부관리		숫자
	중기능명	인사행정		숫자
	소기능명	인사관리		숫자
	단위업무명	인사기록관리		숫자
보존분류	행정업무참조기간	준영구		숫자
	증빙자료유효기간	준영구		숫자
	사료가치보존기간	없음		숫자
	보존기간종합판단	준영구		숫자
	보존장소	전문관리기관		숫자
	원본보존여부	원본보존		숫자
	비치문서여부	비치문서임		숫자
	열람예상빈도	높음		숫자
	주요열람용도	행정참고		숫자
	특수목록위치	기록물철		숫자

□ 코드 사용 불필요 항목

구 분	내 용	형 식	길 이
단위업무설명	단위업무의 내용을 이해할 수 있는 설명	문자
상세업무기록물철내역	기관에서 실제 생산되는 기록물철명을 기입	문자
관계법령의무기간	개별법령에 명시된 기록물의 보존기간 표시	문자
보존사유	보존기간 결정에 따른 내용	문자
비치문서이관시기	기관에서 비치활용할 필요성이 있는 기록물의 비치활용기간이 종료되는 시기에 대한 표시	문자
특수목록	특수목록의 내용을 입력	문자

○ 정부기록보존소 제공 데이터 포맷(표준안) -고시

	구분	적용예시	Data
			속성	길이
처리과기관코드	처리과기관코드	1310092	character	7
	처리과명	수집과	character	60
	대기능코드*	AA000001	character	8
	대기능명*	정부관리	character	20
	중기능코드*	BB000001	character	8
	중기능명*	인사행정	character	20
	소기능코드*	CC000001	character	8
기능분류번호	소기능명*	인사관리	character	20
	단위업무코드	AA000001	character	8
	단위업무명	인사기록관리	character	40
	단위업무설명*	인사기록은 공무원의 신분 및 …	character	600
	보존기간	01:1년, 03:3년, 05:5년, 10:10년, 20:20년, 30:준영구, 40:영구	character	2
	보존기간 책정사유*	업무상 활동빈도가 높으므로 …	character	400
	보존방법	1:원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법 2:원본은 폐기하고 보존매체만 보존 3:원본을 그대로 보존하는 방법	character	1
보존분류기준	보존장소	1:자료관, 2:전문관리기관	character	1
	비치기록물 여부	1:필요(비치기록물), 2:불필요	character	1
	비치기록물 이관시기	처리과 업무종결후 10년	character	100
	특수목록위치	1;기록물철, 2:기록물건	character	1
검색어지정기준	제1특수목록	성명	character	100
	제2특수목록	주소	character	100
	제3특수목록	주민등록번호	character	100

※ 표 중 □*□는 법정서식에는 없지만 전문관리기관에서 자료관에 제공해야 하는 데    이터로, 전자문서시스템 적용여부는 해당 기관에서 자율적으로 판단

○ 정부기록보존소 제공 데이터 포맷(표준안) - 변경처리 포함

구 분		적용예시	Data 유형
			속성	길이
변경기준일	변경기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	처리과기관코드	1310092	Character	7
단위업무 코드	단위업무 코드	AA000001	Character	6
단위업무 명칭	변경전	인사관리	Character	40
	변경후	인사기록관리	Character	40
	변경사유	업무에 특성을 고려하여 명칭변경	Character	200
단위업무 가명	변경전	정보#1	Character	40
	변경후	정보#2	Character	40
	변경사유	업무에 특성을 고려하여 명칭변경	Character	200
단위업무 설명	변경전	일반 인사업무……	Character	600
	변경후	공무원 인사업무……	Character	600
	변경사유	업무에 특성을 고려하여 명칭변경	Character	600
보존기간	변경전	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	변경후	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	변경사유	사료적 가치 증대에 따른……	Character	400
보존방법	변경전	1:원본과보존매체를 함께 보존하는 방법 2:원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3:원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1
	변경후	1:원본과보존매체를 함께 보존하는 방법 2:원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3:원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1
	변경사유	원본훼손의 ……	Character	200
보존장소	변경전	1 : 자료관, 2 : 전문관리기관	Character	1
	변경후	1 : 자료관, 2 : 전문관리기관	Character	1
	변경사유	보존기간 변경에 ……	Character	200
비치기록물 여부	변경전	1 : 필요(비치기록물), 2 : 불필요	Character	1
	변경후	1 : 필요(비치기록물), 2 : 불필요	Character	1
	변경사유	업무활용의 ……	Character	200
비치기록물 이관시기	변경전	처리과 업무종결 시점까지	Character	100
	변경후	처리과 업무종결 시점까지	Character	100
	변경사유		Character	200
특수목록위치	변경전	1 : 기록물철, 2 : 기록물건	Character	1
	변경후	1 : 기록물철, 2 : 기록물건	Character	1
	변경사유		Character	200
제1특수목록	변경전	성명	Character	100
	변경후	주소	Character	100
	변경사유		Character	200
제2특수목록	변경전	주소	Character	100
	변경후	주민등록번호	Character	100
	변경사유		Character	200
제3특수목록	변경전	주민등록번호	Character	100
	변경후	성명	Character	100
	변경사유		Character	200

○ 단위업무코드 부여규칙

구분	시작코드	코드영역	가용코드수
중앙행정기관 및 소속기관	AA(Administration의 약칭)	AA000001∼DZ999999	1억 4천만개
교육청	EA(Education의 약칭)	EA000001∼GZ999999	7천8백만개
지방자치단체	PA(Province의 약칭)	PA000001∼RZ999999	7천8백만개
공통성업무	ZA	ZA000001∼ZZ999999	2천6백만개
특수기록물관리기관	SA(Special의 약칭)	SA000001∼YZ999999	1억8천2백만개
예비영역	HA	HA000001∼OZ999999	2억8백만개

※ 이 코드부여규칙은 중앙기록물관리기관인 정부기록보존소에서 국가 전체를         대상으로 설정한 것이므로, 특수기록물관리기관과 기타 공공기관의 분류기         준표에 적용되는 것은 아님.

□ 만약 특수기록물관리기관과 기타 공공기관에서 코드부여와 관련해 위의 코         드부여규칙을 참조하고자 할 때는 정부기록보존소와 사전협의해야 함

□ 분류기준표 변경처리

○ 고시이후 변경처리절차 업무흐름 일반

번호	구분	처리기관	내용
1	분류기준표고시	전문관리기관	2004년1월1일부터 사용할 분류기준표를 기관/처리과별로 고시
2	전산시스템에 적용	자료관	기록보존소에서 고시한 분류기준표를 자료관시스템에 업로드하고, 전자문서시스템에 전달
3	기록물생산	처리과	기록물생산시 등록과 함께 분류/편철하는데 활용
4	분류기준표변경신청	처리과	분류기준표의 추가/변경/폐지 등의 사유가 발생하면 이를 자료관에 신청
5	변경신청접수 및 검토	자료관	처리과에서 요청한 변경사항을 접수하고 이를 검토
6	분류기준표변경신청(통보)	자료관	1. 처리과코드변경 2. 단위업무소관부서변경 3. 단위업무폐지 4. 단위업무신설 5. 단위업무 일부항목 수정
7	변경신청서접수	전문관리기관	자료관으로부터 변경신청된 분류기준표 사항을 접수
8	검토/수정/심의	전문관리기관	변경신청된 사항을 검토하여 수정이 필요한 사항은 수정하고, 심의를 거쳐 확정
9	확정/등록	전문관리기관	심의완료된 분류기준표 사항의 변경사항을 확정하여 분류기준표관리시스템에 등록
10	확정사항통보	전문관리기관	분류기준표관리시스템에 등록된 확정사항을 변경을 신청한 자료관에 통보
11	전산시스템 적용	자료관	기록보존소로부터 확정통보된 분류기준표 관련사항을 자료관시스템에 업로드하고, 전자문서시스템에 전달
12	기록물생산	처리과	기록물생산시 등록과 함께 분류/편철하는데 활용

※ 2, 6∼10까지 흐름(전산시스템에 탑재할 경우)

·자료관시스템에서 변경신청파일을 작성하여 표준형식으로 만든다.

·전문관리기관은 접수담당자가 접수하여 자료관에서 신청한 내용의 적정성 여부를 검토하     여 해당 기관별 분류기준표 심사담당자를 지정하여 전송한다.

·기관변경신청서 심사담당자는 검토의뢰된 사항에 대한 검토작업을 하여 결재상신 및 결     재여부확인을 할 수 있어야 하며, 결재완료된 심사결과를 접수담당자에게 확정된 데이터     를 전송한다.

·접수담당자는 확정된 데이터를 자료관에 송신할 수 있는 형태의 파일로 작성하여 자료관     에 통지하며, 동시에 전문관리기관 홈페이지에 게시한다.

○ 각 변경항목별 분류기준표 변경처리절차(개요)

변경항목		각 기관단위 수행업무
	처리과	자료관	전문관리기관
처리과코드만 변경	·단위업무 변경신청	·자체처리 (변경 처리과코드에 해당 단위업무 연결) ·변경결과 전문기관에 통보 ·홈페이지에 게시	·접수 ·변경결과 반영 ·홈페이지에 게시
소관부서만 변경	·소관부서 변경신청 (이관받은 부 서에서 신청)	·자체처리 (단위업무 소관부서 변경처리) ·변경결과 전문기관에 통보 ·홈페이지에 게시	·접수 ·변경결과 반영 ·홈페이지에 게시
단위업무 폐지	·단위업무 폐지신청	·자체처리 (단위업무 폐지 변경처리) ·변경결과 전문기관에 통보 ·홈페이지에 게시	·접수 ·변경결과 반영 ·홈페이지에 게시
일부 항목의 내용수정1 (단위업무설 명·보존방법·열람용도·열람예상빈도·특수목록)	·일부항목 변경신청	·자체처리 (일부항목 변경내용 변경처리) ·변경결과 전문기관에 통보 (※전문기관에서 사후에 재조정 통보가 오면 재조정 결과반영) ·홈페이지에 게시	·접수 ·심사 (※사후 재조정이 필 요하면, 변경내용을 자료관에 통보) ·홈페이지에 게시
일부 항목의 내용수정2 (보존기간·보 존장소·비치 기록물여부· 비치이관시기)	·일부항목 변경신청	·처리과별 신청사항 취합/검토 ·전문기관에 변경신청 ·확정결과를 통보 받은 후 변경처리 ·홈페이지에 게시	·접수 ·심사 ·심사결과 반영 ·자료관에 결과 통보 ·홈페이지에 게시
단위업무 신설	·임시코드 사용 ·단위업무 신설신청	·처리과별 신청사항 취합/검토 ·전문기관에 신설신청 ·확정결과를 통보 받은 후 변경처리 ·홈페이지에 게시	·접수 ·심사 ·심사결과 반영 ·자료관에 결과 통보 ·홈페이지에 게시

* 전문기관은 전문관리기관의 약칭

○ 기록물분류기준표 변경신청서(기록물관리법 시행규칙 7조 별지4호)

가. 처리과기관코드만을 변경하는 경우

(변경기준일 :          )

변 경 전 처리과기관코드	변 경 후 처리과기관코드	변 경 사 유

나. 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우

(변경기준일 :          )

변 경 전		이관받은 처리과기관코드	변 경 사 유
처리과 기관코드	단위업무 번 호

다. 단위업무를 폐지하는 경우

(변경기준일 :           )

폐지대상업무		폐 지 사 유
처 리 과 기관코드	단위업무 번 호

라. 단위업무를 신설하는 경우

(신설기준일 :           )

처리과 기관코드				신설된 단위업무명					비밀의 경우 단위업무가명
(단위업무설명)
보존 기간	행정업무 참고기간 ( ) 증빙자료 유효기간 ( ) 관계법령 의무기간 ( ) 사료가치 보존기간 ( ) 보존기간 종합판단 ( )					(보존기간 책정사유)
보 존 방 법			보 존 장 소			비치기록물여부				비치기록물 이관시기
이관후 열람예상 빈도 ( )						주요열람 용 도
검색어 지정기준		특수목록 위치			제1특수목록		제2특수목록				제3특수목록

마. 단위업무의 일부항목의 내용을 수정하는 경우

(변경기준일 :           )

처리과 기관코드				단위업무 번 호
항 목		변 경 전	변 경 후			변경사유
단위업무 명칭
단위업무 가명
단위업무 설명
보 존 기 간
보 존 방 법
보 존 장 소
비치기록물 여부
비치기록물 이관시기
특수목록 위치
제 1 특수목록
제 2 특수목록
제 3 특수목록